1 Analysera praxis och bestämmelser

Börja den årliga lönekartläggningen med att utvärdera föregående års åtgärdsplan. Ställ frågor som:

• Har planerade åtgärder genomförts? Finns det löneskillnader som inte justerats?
• Hur har lönerna för kvinnor och män utvecklats senaste året?
• Håller tidsplanen och kostnadsberäkningen.

Nästa steg är att hämta information från de lönebestämmelser som tillämpas, exempelvis kollektivavtal, lönepolicy, kriterier för inplacering i lönegrupper och kriterier för individuell lönesättning, bonussystem och andra förmåner som tjänstebil, pensionsavsättning och försäkringar.

Genomgången ska ge underlag för att bedöma om reglerna är könsneutrala och tillämpas lika för kvinnor och män. Genomlysningen är också en förutsättning för att vid analysen kunna ta ställning till om lönenivåer och löneskillnader sakligt kan motiveras. Analysera vilka kvalifikationer/kriterier som används för bedömning av individuell skicklighet/prestation och kontrollera hur de tillämpas.

Analysen av lönebestämmelser omfattar även övriga diskrimineringsgrunder på en strukturell och kollektiv nivå, det handlar då inte om någon kartläggning av löner för olika grupper av anställda.

2 Ta fram löneuppgifter

För att genomföra lönekartläggningen krävs uppgifter från lönesystemet. Först behöver du skapa en fil i Excel med person- och löneuppgifter på de individer som ska omfattas av lönekartläggningen. Du kan antingen skapa den själv eller ta uppgifter från ett lönesystem.

Börja med att bestämma vilka individuppgifter som ska ingå i din Excel-fil. Nedan anges vilka uppgifter som är obligatoriska och hur de ska namnges. Kolumnerna i ditt Excel-ark ska ha samma benämningar i rad 1 som anges i tablåns vänstra del. Om en uppgift inte är obligatorisk behöver du inte skapa motsvarande kolumn. Om du gjort en arbetsvärdering med hjälp av datorprogrammet till Analys Lönelots kan du använda funktionen Använd grupper ifrån och klicka på aktuell arbetsvärdering. Programmet innehåller en funktion som kopplar ihop resultatet av arbetsvärderingen till motsvarande befattningar i Excel-filen. För att detta ska fungera måste befattningarna i Excel-filen ha en statistikkod som du anger när du värderar befattningen ifråga.

Beskrivning av lönefilen i Excel-arkets första rad

Personnr Ange personnummer med 10 siffror. Om enskilda individer inte behöver identifieras kan du simulera ett personnummer. Dock måste näst sista siffran visa vilket kön individen har. Jämn siffra för kvinna och udda för man. Om du vill ha ett plotterdiagram som visar löner för kvinnor och män i lika arbete uppdelat på ålder måste födelseår anges på rätt plats i personnumret. Obligatorisk uppgift.

Namn Namn på enskilda individer som ingår i lönekartläggningen.Kan vara anonymt. Ej obligatorisk uppgift.

Statistikkod Statistikkoden anger vilka arbeten som bedöms vara lika. Lika arbeten ska ha samma kod och kan t.ex. hämtas från den egna lönestatistiken. Både siffror och bokstäver kan användas men versaler och gemener kan inte blandas. Du kan ange både en statistikkod och befattningsbenämning men bara en av dem är obligatorisk för att identifiera vilka arbeten som är lika. Max 28 tecken tillsammans om båda anges. Om du inte använder statistikkod ska inte den kolumnen tas med i Excel-filen.

Grupp En grupp består av likvärdiga arbeten. En bedömning/arbetsvärdering av vilka arbeten som är likvärdiga måste ha gjorts på förhand. Ange en kod som visar vilka arbeten som är likvärdiga. Koden ska vara en bokstav eller en siffra. Samma kod anges för de arbeten som är likvärdiga. Obligatorisk uppgift som krävs vid indelning av likvärdiga arbeten i lönekartläggningsverktyget.

Befattning Här skrivs i klartext den beteckning/yrkesbenämning som varje individs arbete har. En tydlig benämning av arbetet underlättar vid analys av löneskillnaderna i lika/likvärdiga arbeten. Namnet på befattningen får inte vara för långt eller innehålla ”specialtecken” som exempelvis: / ? &. Du kan ange både en statistikkod och befattningsbenämning men bara en av dem är obligatorisk för att identifiera vilka arbeten som är lika. Max 28 tecken tillsammans om båda anges.

Heltidslön Månadslönen för varje individ anges. Vid deltid ska lönen räknas om till heltid och timlöner räknas om till månadslöner. För att ha rätt underlag vid analysen av löneskillnader måste lönebegreppen vara jämförbara. Obligatorisk uppgift.

Prestationsmått (Obs! Valfri benämning) Du kan ge kolumnen ett valfritt namn. Ange för varje person ett mått eller värde på den individuella prestationen. Prestationsmåttet måste dock vara ett heltal. Om du inte skapar en specifik kolumn för prestation kommer programmet att välja ålder som indelningsgrund vid plotterdiagram för lika arbeten. Ej obligatorisk uppgift.

Det är viktigt att Excel-filen innehåller den exakta texten och i samma ordning som beskrivits ovan.

3 Skapa lönekartläggning

Öppna menyn Lönekartläggning. I funtionen Importera från fil väljer du din lönekartläggningsfil. Därefter kan du välja olika bearbetningar av uppgifterna; en grundläggande lönestrukturtabell för lika respektive likvärdiga arbeten, plotterdiagram för lika arbeten och strukturdiagram för likvärdiga arbeten.

Lönestrukturtabellen visar:

• Antal anställda uppdelat efter kön och kvinnor och män tillsammans. Arbeten med samma befattning och/eller statistikkod sorteras som lika arbeten.
• Medellön uppdelat efter kön och kvinnor och män tillsammans samt kvinnors lön i procent av mäns lön.
• Lönespridning uppdelat efter kön. Välj lönespridningsmått, 10 percentiler, kvartiler eller högsta och lägsta värden.
• Lönespridning uppdelat efter kön. Välj lönespridningsmått, 10 percentiler, kvartiler eller högsta och lägsta värden.

I flik ett är de värderade arbetena indelade i likvärdiga grupper. I flik två är arbetena sorterade efter kvinnors lön i procent av mäns för de arbeten där både kvinnor och män ingår.

Funktionen Plotterdiagram ger diagram som visar lön för kvinnor respektive män i varje arbete. Den vertikala axeln (y-axeln) visar lön och den horisontella axeln (x-axeln) ålder eller eget valt mått.

Funktionen Strukturdiagram ger diagram som visar lönestrukturen för varje grupp av likvärdiga arbeten. Diagrammet ger en sammanfattande bild i form av löneboxar som visar lönestrukturen för alla arbeten som ingår i lönekartläggningen.Det kan användas som ett visuellt underlag för analys av löneskillnader och lönespridning mellan arbeten som är likvärdiga.

Om du redan gjort en arbetsvärdering i Analys Lönelots kopplar du den till lönekartläggningen genom att välja antingen Använd grupper från aktuell arbetsvärdering när du importerar Excel-filen. Då ska kolumnen Grupp i din Excelfil vara tom.

Om du har gjort en egen indelning i likvärdiga arbeten ska du fylla i vilken grupp varje arbete tillhör i Excelarket och istället välja Använd grupper från Excelark när du har importerat filen.

Analys Lönelots skapar Excel-filen Lönekartläggning som du ska spara där du vill ha den.

4 Analysera löner i lika arbeten

Använd Lönestrukturtabellen för lika arbete och Plotterdiagrammen.

Analysera skillnader i lön, lönespridning och löneutveckling för kvinnor och män som utför arbete som är att betrakta som lika. Skillnader i lön ska kunna förklaras utifrån motiverade sakliga skäl som inte har med den anställdes kön att göra. Vid individuell lönesättning görs analysen i regel på individnivå.

Att tänka på:

• Hela löneskillnaden ska förklaras.
• Bedömningsgrunder ska framgå av lönepolitik, lönekriterier och löneavtal.
• Är ålder/anställningstid ett kriterium vid lönesättning? Om inte, undvik att förklara löneskillnader med hänvisning till skillnader i medelålder.
• Information om löner i omvärlden, om och på vilket sätt ”marknaden” påverkar lönesättningen.
• Vilka arbeten anses vara bristyrken.
• Vilka lönepolitiska strategier finns för att utjämna ”historiskt” satta löner?

5 Analysera löner i likvärdiga arbeten

Använd Lönestrukturtabellen för likvärdiga arbeten och diagrammet Lönestruktur.

Vid likvärdigt arbete ska en jämförelse göras mellan lönerna i kvinnodominerade arbeten och lönerna i icke-kvinnodominerade arbeten i samma grupp av likvärdiga arbeten. Ett arbete kan ses som kvinnodominerat om det traditionellt har utförts av kvinnor eller om det finns mer än 60 procent kvinnor i arbetet. Om det finns kvinnodominerade arbeten med lägre lön än ett icke-kvinnodominerat arbete som har högre lön och lägre svårighetsgrad, ska analysen innefatta en bedömning av denna löneskillnad.

Det finns inget krav i lagen på en arbetsvärdering vid bedömning av vilka arbeten som är likvärdiga. Men i praktiken är det svårt att utan systematik göra en indelning i likvärdiga arbeten.

Att tänka på: Om individerna i ett arbete eller i en grupp är tillräckligt många är det inte troligt att det skulle vara skillnader i skicklighet och uppnådda resultat som är orsak till eventuell skillnad i medellön mellan kvinnor och män. Djupare analyser kan behövas av lönespridningen, hur de individuella lönekriterierna används och om lika möjligheter till utveckling i arbetet föreligger.

6 Dokumentera

Arbetsgivare med minst tio anställda ska dokumentera arbetet med lönekartläggning. De tabeller och diagram som tas ut ur Analys Lönelots utgör stommen i dokumentationen.

Dokumentationen ska innehålla

• en redovisning av resultatet av lönekartläggningen och analysen av löneskillnader,
• en redovisning av vilka lönejusteringar och andra åtgärder som behöver vidtas för att åtgärda förekommande löneskillnader som har direkt eller indirekt samband med kön samt en kostnadsberäkning och
• en tidsplanering. De lönejusteringar som behöver vidtas ska genomföras så snart som möjligt och senast inom tre år.

7 Analys Lönelots - användningsområden

Jämställda löner Lönerna på den svenska arbetsmarknaden är långt ifrån jämställda. Varje år tar Medlingsinstitutet fram statistik som visar att det finns en betydande skillnad mellan kvinnors och mäns löner.

Årliga lönekartläggningar är en bra metod att upptäcka, åtgärda och förhindra osakliga löneskillnader. Om alla arbetsgivare följer lagen och genomför kartläggningar och åtgärder kommer löneskillnaderna mellan kvinnor och män att minska.

Lönekriterier och lönesamtal Ett skräddarsytt arbetsvärderingssystem är en bra grund för att ta fram inviduella lönekriterier. Faktorer i arbetsvärderingssystemet kan definieras som individuella kvalifikationer och ge underlag för bedömning av individens skicklighet i arbetet.

Lönesamtalen får bättre kvalitet både för chef och medarbetare när de grundas på en fördjupad kunskap om arbetsuppgifternas faktiska innehåll.

Organisationsutveckling Analysen skapar värde i organisationen genom att synliggöra otydligheter i arbetsorganisationen och ansvarsfördelningen.

Underlag för löneförhandlingar Detta är det klassiska användningsområdet för arbetsvärdering. I löneavtalen anges ofta att lönesättningen ska vara individuell och differentierad. Lönen bestäms utifrån ansvaret och svårighetsgraden i arbetet, förmågan att uppfylla kraven. Årliga lönekartläggningar är en given del i löneförhandlingarna.

Attraktiv arbetsgivare En jämställd arbetsgivare är en attraktiv arbetsgivare. Lönekartläggningen synliggör omedvetna fördomar och ger därmed möjligheter till medvetna och långsiktiga satsningar.

Att vara känd för en jämställd lönpolitik innebär bra rekryteringsmöjligheter och medarbetare som känner trygghet kring utveckling och förväntningar i arbetet.